আজকের দ্রুত-গতির এই বিশ্বে ব্যবসায় দ্রুত উন্নতি ও গ্রাহকের সন্তুষ্টি অর্জন করতে চাইলে একটি দক্ষ ও সুনিপুন ডেলিভারি সিস্টেম এর প্রয়োজনীয়তা অনস্বীকার্য। আপনার বিজনেস ছোট হোক বা বড়– ডেলিভারি সিস্টেমকে অপ্টিমাইজ করার মাধ্যমে ব্যবসার খরচ যেমন কমানো, গ্রাহকের সন্তুষ্টি অর্জন, অপারেশনাল সাকসেস আনা সম্ভব। আপনার ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে দক্ষতা বৃদ্ধি করতে সেরা ১০টি টিপস তুলে ধরা হলো—
(১) সঠিক ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করাঃ
আপনার কোম্পানি বা ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের পণ্য ব্যবস্থাপনার ওপরে এর শতভাগ সাফল্য নির্ভর করে। আর পণ্য ব্যবস্থাপনা ও ডেলিভারির পুরো প্রক্রিয়াকে সরলীকরণের জন্য বেছে নিতে পারেন DMS বা ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। কিন্তু, সঠিক ডেলিভারি সিস্টেম নির্বাচন করবেন কিভাবে? সফটওয়্যার নির্বাচন করার ক্ষেত্রে যে ফিচারগুলো আছে কিনা খেয়াল রাখবেন–
(ক) রিয়েল-টাইম ট্র্যাকিং
(খ) সঠিক ডাটা ও এনালিটিক্স
(গ) রুট অপ্টিমাইজেশন
(২) রিয়েল টাইম ট্র্যাকিংঃ
বর্তমান এই সময়ে সবাই ব্যস্ত। কাস্টমাররা এখন আর ফোন দিয়ে ডেলিভারির আপডেট নিতে চায় না। সেক্ষেত্রে অর্ডার ট্র্যাকিং এর মতো সুবিধা পেলে খুব সহজেই গ্রাহক তার পণ্য কোথায় আছে, কবে পৌঁছবে— সব তথ্য খুব সহজেই পেয়ে যাবে। এতে করে ডেলিভারি সংক্রান্ত বিষয় নিয়ে গ্রাহকের পেছনে অযথা সময় নষ্ট হবে না। ডেলিভারি সংক্রান্ত বিষয়ে গ্রাহকের সব জানা থাকলে সম্পর্কের স্বচ্ছতাও আসে।
রিয়েল টাইম ট্র্যাকিং শুধু গ্রাহকের নয়; কোম্পানিরও সময় বাঁচায় । যেমনঃ FMCG কোম্পানিগুলোর SR-রা দোকানে দোকানে গিয়ে অর্ডার কালেক্ট করে এবং অনেক ক্ষেত্রেই ইনস্ট্যান্ট ডেলিভারি দিয়ে থাকে। এতে করে, কত টাকার অর্ডার হল, কতগুলো প্রোডাক্ট ডেলিভারি হল এসব তথ্য ম্যানেজারের কাছে পৌঁছাতে পৌঁছাতে অনেক সময় লেগে যায়। রিয়েল টাইম ট্রাকিং এর মাধ্যমে সব তথ্যই ম্যানেজারের সামনে থাকার ফলে কোম্পানির অনেক মূল্যবান সময়ও বেঁচে যায়।
(৩) ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টঃ
ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের উপর ডেলিভারি সিস্টেমের সফলতা অনেকাংশে নির্ভর করে। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট ম্যানুয়ালি সামলানো অত্যন্ত সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। স্টকে কতটি পণ্য মজুদ আছে, কতটি পণ্য মজুদ করতে হবে- সব কিছুর আপডেট প্রতি মুহূর্ত্বে হিসেব করা প্রায় অসম্ভব। এক্ষেত্রে ভালো কোন ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বেছে নিতে পারেন।
(৪) সঠিক রিটার্ন পলিসিঃ
ডেলিভারি সময়মতো পৌঁছানো যেমন প্রয়োজন; তেমনি একটি রিটার্ন পলিসি থাকা খুব জরুরি। কাস্টমার যখন জানবে পণ্যে কোন অসুবিধা হলে রিটার্ন করার সুযোগ রয়েছে; তখন সে নির্দ্বিধায় যে কোন পণ্য কিনতে পারে। একটি সহজ রিটার্ন পলিসি থাকলে পণ্য খুব দ্রুত রি-স্টক করে গ্রাহকের কাছে পৌঁছানো সম্ভব। সঠিক ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ থাকলে এই কাজটি দ্রুততার সাথে করা যায়।
(৫) অটোমেশন প্রসেসঃ
কাগজে-কলমে ম্যানুয়ালি ডেলিভারি প্রসেসিং এর যুগ শেষ। এতে সময় যেমন নষ্ট হয়; ভুলও হবার সম্ভাবনা থাকে। কোম্পানির অর্ডার এবং ডেলিভারি খুব সহজেই ম্যানেজ করার জন্য বেছে নিতে ভরসা করুন অটোমেশন প্রসেসের উপর। অ্যাপের মাধ্যমেই স্টকে নির্দিষ্ট প্রোডাক্ট আছে কিনা দেখে অর্ডার প্লেস করলেই ম্যানেজারের কাছে নোটিফিকেশন চলে যাবে। তিনি প্রোডাক্ট দেখে শুনে ডেলিভারি পার্সনকে অ্যাপেই এসাইন করে দিতে পারবেন। এতে করে ডেলিভারির স্ট্যাটাস, লোকেশন এবং কোন রুটে যাবে এ সব কিছুই এসাইন করা যাবে। এক্ষেত্রে বেছে নিতে পারেন কনভেন্স অ্যাপ ।
(৬) ফ্লিট মেইনটেনেন্সঃ
আপনার ডেলিভারির জন্য ব্যবহৃত ফ্লিটের সবগুলো গাড়ির দিকে নজর দিন। ভালোমানের জিপিএস ট্র্যাকার ব্যবহার করলে গাড়িগুলো আপনার কোন পণ্য নিয়ে বর্তমানে কোথায় আছে, কেন দেরি হচ্ছে, কোন গাড়িটির মেইনটেনেন্স দরকার– এইসব কিছুর ডাটা জানা থাকলে ডেলিভারি প্রসেস আরো ইজি হবে। এক্ষেত্রে বেছে নিতে পারেন ফাইন্ডার জিপিএস ট্র্যাকার।
(৭) ডেলিভারি রুট অপটিমাইজেশনঃ
ডেলিভারির জন্য সঠিক রুট প্ল্যান করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কোন রুটে গেলে ডেলিভারি ঝুঁকি ছাড়াই দ্রুততম উপায়ে পৌঁছাবে তা নির্ধারন করতে পারলে কোম্পানির অনেক সময় ও অর্থ বাঁচানো সম্ভব। রাস্তার ট্রাফিক এবং রুট দেখে ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপে রুট নির্দিষ্ট করে দেওয়া যায়।
(৮) এমপ্লয়ি ট্রেইনিংঃ
আপনার ডেলিভারি ম্যানদের জন্য প্রয়োজনীয় ট্রেনিং এর ব্যবস্থা করুন। কিভাবে প্রোডাক্ট হ্যান্ডেল করবে, কিভাবে গ্রাহকের কাছে পৌঁছাবে, দেরি হয়ে গেলে কিভাবে পরিস্থিতি সামলাবে– এই সমস্ত কিছুর প্রপার ট্রেইনিং ডেলিভারি ম্যানকে আগে থেকেই শিখিয়ে দিন।
(৯) কাস্টমারের ফিডব্যাক গ্রহণঃ
ডেলিভারি বিজনেসে কাস্টমারই শেষ কথা! তাই, আপনার ওয়েবসাইট বা সোশাল মিডিয়া সাইটে কাস্টমারকে তাদের ডেলিভারি এক্সপেরিয়েন্স শেয়ার করতে উৎসাহিত করুন। নেগেটিভ রিভিউ পেলে পজেটিভলি নিয়ে সেই ভুলগুলি শুধরে চলার চেষ্টা করুন।
(১০) কাস্টমারের সাথে সম্পর্কের স্বচ্ছতাঃ
কাস্টমারের সাথে সম্পর্কের স্বচ্ছতার উপর ডেলিভারি সিস্টেমের সফলতা নির্ভর করে। এটা আপনার ব্র্যান্ড ভেল্যু বাড়াবে। এক্ষেত্রে আপনার ওয়েবসাইটে শিপিং পলিসি স্পষ্ট করে উল্লেখ করা থাকতে হবে। যে কোন ধরনের ডেলিভারি পেতে আনুমানিক কত সময় লাগতে পারে–তার একটা ডেডলাইন ওয়েবসাইটে দেওয়া থাকবে।
পরিশেষে, সময় যত বাড়ছে ডেলিভারি সিস্টেমকে আপগ্রেড করার প্রয়োজনীয়তা তত বাড়ছে। ডেলিভারি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের উপর যে কোন ব্যবসার সাফল্য নির্ভর করে। আপনার ডেলিভারি ম্যানেজমেন্টকে রাতারাতি বদলে দিতে বেছে নিতে পারেন কনভেন্স অ্যাপ।অর্ডার প্লেস করা থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত সকল তথ্য এই একটিমাত্র সফটওয়্যারের মাধ্যমেই ট্র্যাক ডাউন করা যাবে।
কনভেন্স অ্যাপ সম্পর্কে আরও জানতে ঘুরে আসুন আমাদের ওয়েবসাইট, ফেসবুক পেইজে ও ব্লগে। অথবা সরাসরি আমাদের সাথে কথা বলতে কল করুনঃ +8809642303030 নাম্বারে। প্লে স্টোর থেকে অ্যাপটি ডাউনলোডও করতে পারেন।
কনভেন্স অ্যাপটি ডাউনলোড করতে ক্লিক করুন এখানে
